すぐに始める効率化の勧め

 

こんにちは、タツどんです。

先日、久しぶりに実家へ行ってきました。と言っても同じ都内にあるので距離的には近いのですが、最近はコロナ禍の影響もあり頻度を下げています。実家へ行けばいつでもリラックスした時間を過ごすことができるので実家の有り難みを感じます。

今回は「すぐに始める効率化の勧め」についてお話をさせてください。みなさんのQOL向上の助けになれば幸いです。

 

この記事はこんな方に向けて書いています。

 

習慣を見直す

「まだ消耗しているの？」などと問いかけると、数年前に話題になった煽り気味のバズワードのようですが、日々の業務で忙殺されている方は多いと感じています。

はい、私もそうです。気を付けていないとすぐにタスクが溢れてしまいます。落ち着いた時に改めて考えてみると、生産的でないことを習慣だからと無意識に続けてしまっていることもあります。
一度習慣を見直してみましょう。

 

本質的にやりたいことかどうか

みなさんも「うんうん」と頷いてしまうことがあるかもしれません。
例えば、本当は優先したいこと、やりたいことがあるのにも関わらず、受け取ったメールに「担当は私ではなく〇〇さんです。」と返信したり、単にメールを転送するだけだったりすることは何度もありますか？
複数の人から同じような質問が来て、同じような回答をすることに時間を取られてしまうことが週に何度もありますか？

もし当てはまるようなことがあるなと思ったら、少し情報の交通整理をするだけの効率化によって負荷を軽減できるかもしれません。

 

仕組み化する

具体的には、一連の業務について事前に担当者とそれぞれの仕事の範囲を決めておきます。

Excelの簡単な式やツールがあれば自動化が可能なものかもしれません。

もう一つ大切なポイントです。

置き場所はメンバーに漏れなく周知しましょう。
置き場所に困ったら、いつも使っているMS Teamsやファイルストレージにファイルをアップロードすれば共有できます。

上記は汎用的な手法なので進捗管理などにも展開することが可能です。

 

効果的なチームになる

蓄積された知識や最新の情報が手の届くところにあれば自己解決できることが増えます。
自己解決できれば他のメンバーはそれぞれのタスクに集中できます。

もし業務で不具合が起きたら、まずは手順書に問題があるのだという仮説を立て、チームで意見を出し合い、手順の改善をしてみましょう。

役割と責任範囲が明確になっていて、各メンバーがチームに貢献している感覚を持っていることは効果的なチームに良くみられることです。

 

まとめ

その業務の頻度が高ければ高いほど、その運用が長期になればなるほど、効率化によって得られる効果も大きくなります。

第16代アメリカ大統領エイブラハム・リンカーンのこんな逸話があります。

斧の切れ味が悪ければ仕事の効率は悪く、何度も斧を振ることになり余計な労力と時間が必要になります。

毎日忙しくて準備をする時間なんて無いよと思われるかもしれません。ですが忙しいからこそ事前準備をしておくべきなのです。

そうやって得ることができた時間は、何か自分にとって価値のあることに使いたくなるはずです。
より付加価値の高い仕事をするために使ったり、大切な人と会ったりすることができることでしょう。
自分の選択したことに使うことができる時間が増えるとQOLは向上します。本質的なことです。

最後に

いかがでしたでしょうか？

もし改善できそうなことが頭に浮かんだなら、部分的なスモールスタートでも良いので是非効率化を始めてみてください。

 

ここまで読んで頂きましてありがとうございました。